Information als Belästigung

Ich halte die E-Mail für eine tolle Erfindung. Jedoch nimmt deren Zahl ständig zu und kaum ein Manager oder Arbeitnehmer kann diese Flut an Informationen bewältigen. Es geht daher um den zweckmäßigen Einsatz der E-Mail und sonstiger E-Informationsmedien. Deren übermäßige Verwendung in Unternehmen bildet aus meiner Sicht drei Faktoren dort ab:

1. Fehlende Differenzierung: Dies ist Kennzeichen einer eher mäßigen
Unternehmenskommunikation, da anscheinend niemand zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen so richtig zu unterscheiden vermag. Diese Differenzierung ist aber notwendig zur Konzentration auf die Ziele des Unternehmens sowie die eigenen Aufgaben.

2. Ein Missverständnis: Viele Führungskräfte betrachten die E-Mail als wirksames Führungsinstrument, was sie aber nur begrenzt ist. E-Mails dienen zwar der Kommunikation, sind jedoch nur eine Maßnahme zur Zielerreichung. Diese Ziele aber muss die Führungskraft mittels eigener Persönlichkeit (nur Hierarchie wäre zu wenig) verdeutlichen und kommunizieren. Zu kurz kommt dabei nicht selten die ebenso wichtige Abweichungsanalyse während des laufenden Zielerreichungsprozesses. Auch diese Nachjustierung sollte im telefonischen oder persönlichen Kontakt wenn möglich durchgeführt werden.

Die E-Mail wird oft nur als Druckmittel genutzt (Termine/Vorgaben) und wirkt sich auf die Selbstmotivation negativ aus. Führung im wesentlichen durch Druck wird die guten Mitarbeiter/innen eher vertreiben.

3. Vermeidung von Verantwortlichkeit: In Zeiten immer härterer Corporate Governance Anforderungen (z.b. UK Bribery Act) spiegelt die E-Mail eine der negativen Eigenschaften menschlichen Verhaltens wider. Vorgeblich sachliche Dokumentation vieler, auch kleiner Sachverhalte, stellt in Wirklichkeit nur auf die persönliche Absicherung ab, was menschlich verständlich ist. Dadurch werden aber vielmals Unbeteiligte zu Betroffenen gemacht. Der oftmalige Gebrauch etwa der CC-Funktion erzeugt dauerhaft jedoch eher Gleichgültigkeit oder Verunsicherung der Empfänger. Im schlechten Fall spielen alle das Spiel zur Produktion von Informationsmüll mit, weil man dadurch ja auch beschäftigt wirkt. E-Mails sind insbesondere notwendig zum kurzen schriftlichen Festhalten wichtiger getroffener Absprachen und der Zusammenfassung von Gesprächsinhalten oder Projektständen.

Unternehmen könnten sich nach dem KISS-Prinzip einfache Regeln im Umgang mit E-Mails geben. Nachstehend ein Vorschlag:

1. Wenn Du nicht anrufen würdest, dann schreibe auch keine E-Mail
2. Ist eine E-Mail wirklich erforderlich, dann fasse Dich kurz und sei immer höflich im Ton
3. Schreibe eine E-Mail nur an die wirklich Beteiligten

Michael May

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